Ein Unternehmen zu führen beinhaltet viele Herausforderungen, aber die größte ist wahrscheinlich alle To Dos erledigt bekommen ohne 24h am Tag zu arbeiten. Oder anderst gesagt neben seiner Arbeit auch Teit für Freund/Familie und Hobby zu haben. Diese Herausforderung wird immer wieder auf dich zukommen. Ich habe dir heute 5 Tipps mitgebracht die dir Helfen deine Zeit besser zu nutzen und dein Unternehmen trotzdem voran zu bringen.
WICHTIG ist nur das du dich immer wieder fragst, arbeite ich noch effektiv oder schleichen sich da wieder alte Gewohnheiten ein und wenn ja dann erinnere dich und verbessere es wieder.
Meine 5 Tipps für dich als Unternehmer:
- Kommunikationszeiten einführen
- Postfach nicht als erste Tätigkeit am Tag erledigen
- Prozesse einführen/dokumentieren
- Projektinfos regelmäßig mitteilen
- Routinen einführen
Kommunikationszeiten einführen
Gibt es bei dir feste Zeiten in denen du alle offenen Fragen klärst?
Durch jede Unterbrechung von Kollegen/ Mitarbeitern oder Handy wie Sozial Media benötigst du bis zu 30 Minuten um wieder an der Tätigkeit weiter zu machen, an der du vor der Unterbrechung gearbeitet hast. Wusstest du das?
Führe daher in deinem Unternehmen klare Regeln ein wann du Unterbrochen werden darf (ausgenommen sind da natürlich echte Notfälle). Wenn du ein Büro mit Tür hast dann führe ein solange die Tür offen ist kannst du gestört werden. Lege für dich auch Zeiten fest zum Beispiel von 10- 11 und von 15-16 Uhr. Dann können sich deine Mitarbeiter auf die Zeiten einstellen.
Habt ihr ein Großraumbüro dann installiere eine Ampel. Bei Grünem Licht darf gestört werden.
Postfach nicht als erste Tätigkeit am Tag erledigen
Vielen checken am Morgen als erstes ihre E-Mails. Hast du schonmal beobachtet wie viel Zeit vergeht bis du alle Mails durch hast?
Problem wenn du als erstes deine Mails checkst vergeudest du deine Produktivste Zeit mit einer einfachen Tätigkeit die du besser machst wenn du ein Tiefpunkt hast, zum Beispiel nach der Mittagspause.
Prozesse einführen/dokumentieren
Prozesse im Unternehmen sind wichtig um stabil zu wachsen und das maximum aus dir und deinem Unternehmen raus zu holen. In erster Linie sehen die meisten nur das Prozesse viel Zeit und damit auch Geld kosten. Aber die Ersparnisse kommen im Nachgang und sind da meist erheblich höher als die Ausgaben.
Ein schönes Beispiel, was gute Prozesse übernehmen können:
Einer meiner Kunden wollte, dass ich für Ihn Anfragen für Kooperationen stelle. Er hatte genaue Vorstellungen wenn ich anfragen sollte und wie bzw. wie oft. Durch seine Dokumentationen und meinen Rückmeldungen über seine Übersichtsliste musste er keine Zeit in die Kooperationen investieren da Fragen keine Aufkamen weder von mir noch von seiner Seite. Erst als alles abgearbeitet war, haben wir uns hierzu zusammen gesetzt und geschaut wie es weiter geht.
Was ich dir damit sagen möchte, Prozesse sparen dir und deinen Mitarbeitern viel Zeit, weil sie Arbeiten selbstständig abarbeiten können, alle wissen wo sie Ihre Informationen finden und ablegen müssen und so weniger Meetings gehalten werden müssen. Alles in allem spart ihr Zeit in Einarbeitungen, Krankheits- und Urlaubsvertrettung und in euren Projekten und bei Aufgaben die nicht so oft erledigt werden.
Am einfachsten führst du Prozesse ein, wenn du zum Beispiel ein neuen Programm einführst. Die Informationen sind noch ganz frisch, du benötigst nicht extra Zeit zum Dokumentieren und du vergisst keinen Arbeitsschritt.
Möchtest du Prozesse einführen, hast hier aber keine Zeit es ordentlich zu erledigen. Dann melde dich bei mir, ich helfe dir hier schnell aber professionell weiter.
Projektinfos regelmäßig mitteilen
An Projekten arbeiten meist viele Mitarbeiter gleichzeitig. Wichtig bei Projekten ist das alle Beteiligten immer auf dem neusten Stand sind. Regelmäßig Meetings kosten zu viel Zeit. Mein Tipp jeder Mitarbeiter sollte bei Ereignissen dies im Projektordner festhalten durch zum Beispiel E- Mails abspeichern oder das Ausfüllen von Protokollen. Ist eine Tätigkeit erledigt sollte der Projektleiter selbstständig Informiert werden, auch der Mitarbeiter der anschließend seine Arbeit aufnehmen möchte muss Infos erhalten. Außerdem sollten in Regelmäßigen Abständen Info Mails an alle versendet werden mit allen Infos, auch wie es zeitlich aussieht. Da dies meist lange Mails sind gerne mit Inhaltsverzeichnis dann bleibt die Mail übersichtlicher. Hält sich hier jeder Mitarbeiter dran spart ihr enorm Zeit und jeder kann Fragen ohne große Probleme beantworten. Was sehr seriös wirkt.
Wenn du hier mehr Hilfe benötigst dann melde dich gerne bei mir.
Routinen einführen
Routinen die du jeden Tag gleich machst, gehen in eine Automation über Kosten so „keine“ Zeit und Gedanken. Es bleibt mehr „Kraft“ für die wichtigen Dinge.
Routinen können sein
- Auf der Arbeit angekommen, PC starten, alle Fenster öffnen und Trinken an Platz holen
- Nach der Mittagspause, Trinken besorgen, E- Mails checken
- Aufstehen, Joga zum wach werden, Frühstück richten, Bad los zur Arbeit
Mehr Tipps und Tricks zum Thema Projektmanagement, Prozesse und Effizienz findest du auf meinem Blog.
Wenn du Unterstützung suchst, dann kontaktier mich und wir schauen gemeinsam wie ich dich unterstützen kann.